Государственный архив Восточно-Казахстанской области и его филиалы

Отдел обеспечения сохранности и Государственного учета документов

 ►Положение об отделе обеспечения сохранности и государственного учета документов

Отдел обеспечения сохранности и государственного учета осуществляет свою деятельность по двум направлениям: обеспечение сохранности документов и государственный учет документов.

Обеспечение сохранности документов осуществляется посредством рационального размещения документов в хранилищах, проведения проверок наличия и состояния дел, обеспечения физико-химической сохранности документов. Хранилища оборудованы стеллажами, противопожарной сигнализацией  и средствами пожаротушения, калориферной системой отопления и вентиляции.
Государственный учет документов осуществляется в соответствии «Инструкцией о централизованном государственном учете». 

БАЕЛОВА АЛЬМИРА ТУГЕЛЬБАЕВНА - главный хранитель фондов - руководитель отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов

Главный хранитель фондов - руководитель отдела обязан:

1) осуществлять контроль за работой отделов госархива и его филиалов по вопросам обеспечения сохранности документов НАФ РК;
2) осуществлять руководство отделом;
3) заниматься вопросами организации приема документов НАФ РК из организаций, учреждений города и области, обеспечивать прием архивных фондов и документов на различных носителях на государственное хранение;
4) обеспечивать прием архивных фондов и документов на различных носителях на государственное хранение;
5) осуществлять контроль за обеспечением сохранности и государственным учетом документов на различных носителях;
6) координировать и контролировать деятельность по созданию и соблюдению нормативных режимов и организации хранения документов, поддерживанию архивных фондов в должном физическом состоянии, а также контролировать деятельность по:
- проверке наличия и состояния документов, розыску необнаруженных дел;
- проведению комплекса работ с уникальными и особо ценными документами;
- определению состава и объема документов, подлежащих реставрации, стабилизации, подшивке и переплету, страховому копированию, дезинфекции, дезинсекции документов; организовывать проведение этих работ;
7) определять необходимость проверки наличия и физического состояния документов на различных носителях; руководить этой работой;
8) организовывать работу по выявлению документов с затухающими текстами;
9) контролировать выдачу документов на различных носителях из архивохранилищ  в читальный зал, в подразделения госархива области, организациям и учреждениям – во временное пользование и возврат их в архивохранилища;
10) проводить выявление особо ценных документов и документов, относящихся к объектам историко-культурного наследия, контролировать проведение данных работ;
11) организовывать розыск дел, необнаруженных в ходе проверки наличия и физического состояния с оформлением соответствующих документов;
12) вести государственный учет архивных фондов и документов на различных носителях с заполнением всех основных и вспомогательных учетных документов согласно требованиям основных правил работы госархивов;
13) осуществлять контроль за внедрением программного комплекса АСУ «Электронный архив Восточно-Казахстанской области» и других автоматизированных архивных технологий по обеспечению сохранности и государственному учету документов;
14) разрабатывать и выполнять перспективные и текущие планы по профильным направлениям деятельности, составлять сводные отчеты, паспорта архивных фондов, сведения об изменениях в составе и объеме фондов госархива области и его филиалов, составлять планы и отчеты о работе отдела;15) составлять сводные планы и отчеты о работе отдела;
16) заниматься подготовкой нормативных и методических документов по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета документов, разрабатывать предложения к проектам программ развития архива, обеспечивать их реализацию;
17) изучать и внедрять в практику работы госархива и его филиалов результаты исследований, методические разработки, новые архивные информационные технологии; внедрять наиболее рациональные системы и методы хранения, реставрации, консервации, копирования и охраны документов;
18) принимать участие в определении номенклатуры технических средств для организации хранения и защиты документов, улучшения их физического состояния и создания страховых копий и копий фонда пользования;
19) знать состав и содержание документов госархива области;
20) осуществлять контроль по вопросам фондирования документов;
21) оказывать методическую и практическую помощь по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета документов;
22) по поручению директора архива в установленном порядке решать вопросы выдачи документов учреждениям и организациям во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках;
23) координировать работу отдела с другими структурными подразделениями госархива области;
24) организовывать повышение квалификации сотрудников отдела;
25) осуществлять рецензирование работ и консультировать по вопросам, относящимся к деятельности отдела сотрудников госархива области, филиалов госархива и райгорархивов;
26) контролировать выполнение сотрудниками отдела плановых и внеплановых заданий;
27) обеспечивать соблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
28) следить за состоянием компьютеров и другой оргтехники, находящихся в отделе;
29) принимать участие в разработке и осуществлении мероприятий по эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях;
30) визировать заказы ( требования) на выдачу архивных документов исследователям в читальный зал;
31) соблюдать правила внутреннего распорядка и режима работы госархива области.

Контактный телефон: 8 (7232) 25-43-10