Шығыс Қазақстан облысының мемлекеттік архиві және оның филиалдары

Жабдықтау және ведомстволық архивтерді бақылау бөлімі

Бөлімнің негізгі міндеті - облыстық мемлекеттік архивін ұйымдардың және кәсіпорындардың ғылыми-тарихи, халықтық-шаруашылық, әлеуметтік-мәдени маңызы бар құжаттарымен жүйелі толықтыру.

Осы мақсатқа жету үшін бөлім құжаттандыруға және құжаттарды басқаруға, ведомствалық архивтердің жұмысына басшылық және бақылау ұйымдастырады, сонымен қатар ереже-әдістеме құралын құруға көмектеседі.

Құжаттармен жұмысы және олардың сақталуын қамтамаз ететін сұрақтары бойынша аудандар мен қала мекемелерінде кешенді түрде сипатымен танысатын семинар-кеңестер өткізеді. Бөлім облыстық мемлекеттік архиві және оның бөлімшелерінде тізім-дерекнамаларын жүйелі анықтау жұмысын жүргізеді.

ЛЕБЕДЕВА ЛАРИСА МИХАЙЛОВНА - бөлім жетекшісі

Бөлім жетекшісі міндетті:

1) бөлімге басшылық етуге;
2) Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа құжаттарды ведомстволық сақтау сұрақтары бойынша мекемелер мен ұйымдарға (с.і. ғылыми-зерттеу, жобалық және т.б.) әдістемелік және тәжірибелік көмек көрсетуге, мекемелер мен ұйымдардың іс жүргізуінде құжаттарды ұйымдастыруда бөлім жұмысын ұйымдастыруға;
3) Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттік сақтауға қабылдауға дайындық жұымысын ұйымдастырып жүзеге асыруға;
4) бөлім қызметкерелрімен және облыстың мемлекеттік архивінің филиалдарымен берілген мағлұматтар бойынша облыстың мемлекеттік архивінің жабдықтау көзі болатын мекемелер тізімін және облыстың мемлекеттік архиві мен оның филиалдарын тұрақты сақтау мерзімдегі құжаттарымен жабдықтау көзі болатын мекемелердің тізімін, жеке текті құжаттарымен, жабық құжаттармен жабдықтайтын мекемелер тізімін құрастыруға. Тізімге өзгерістер енгізу үшін ұйымның құрамындағы, атуындағы, бағынушылығындағы өзгерістер туралы мәліметтерді жүйелік жию жұмысын ұйымдастыруға;
5) мекемелер мен ұйымдардың ведомстволық және жеке архивтерінде сақтауда жатқан құжаттардың статистикалық есебі бойынша бөлім жұмысын ұйымдастырып жүзеге асыруға;
6) облыстың мемлекеттік архивінің жабдықтау көзі болатын мекемелер мен ұйымдардағы құжаттардың сақталуын және іс жүргізудің жай-күйін тексеруде «Шығыс Қазақстан облысының мәдениет, архивтер және құжаттама басқармасы» ММ көмек ұйымдастыруға;
7) жеке қорларының иелерімен бөлім жұмысын ұйымдастыру;
8) қызметтің тиісті бағыттары бойынша бөлім мен филиалдардың жиынтық жоспары мен есебін және бөлім жұмысы туралы жоспары мен есебін жасау;
9) бөлімнің ғылыми-әдістемелік және өндірістік қызметін үйлестіруге;
10) бөлім жұмысының тәжірибесіне зерттеу нәтижелерін, әдістемелік зерттемелерін, жаңа архивтік ақпараттық технологияларын енгізуге, «Электрондық архив» автоматтандырылған басқару жүйесінің «Архивті жабдықтау» модулімен жұмыс жасауға;
11) облыстың мемлекеттік архивінің басқа құрылымдық бөлімшелерімен қарым-қатынас жасауға бөлім жұмысын үйлестіруге;
12) бөлім жұмысының профилі негізінде әдістемелік және нормативтік-заңнамалық базаны оқу бойынша бөлім ішінде өндірістік оқу жүргізу арқылы бөлім қызметкерлерінің біліктілігін және білім дәрежесін жоғарлатуын ұйымдастыруға;
13) облыстың мемлекеттік архивінің және оның филиалдарының қызметкередерінің жұмыстарына пікірсарап жасауға, бөлім құзыретіндегі сұрақтары бойынша кеңес беруге;
14) қызметкерлердің жоспарлы көрсеткіштерін және бөлім жетекшісі берген жоспардан тыс тапсырмалардың орындауын бақылауға;
15) бөлімнің сапалы және тоқтаусыз жұмысын атқару үшін, бөлім қызметкерелерінің өзара ауыстырымдылығын қамтамасыз етуге;
16) облыстың мемлекеттік архивінің ішкі тәртібін және жұмыс тәртібін, еңбек қорғау, қауіпсіздік техникасын және өрттен қорғау ережесі мен қағидаларын сақтауын қамтамасыз етуге;
17) бөлім қызметкерлерінің уақыт мөлшерін орындауын және жұмыстың негізгі түрлерін жасауын бақылауға;
18) бөлімде орналасқан копьютерлер мен ұйымдастыру техникалардың жай-күйін қадағалауға; бөлімді қажетті материалдармен және жабдықтармен қамтамасыз ету бойынша уақытында сұраным беруге;
19) облыстың мемлекеттік архивімен өткізілетін іс-шараларда (көрмелерде, конференцияларда, тұсаукесерлерде және т.б.) өз құзыретінің шегінде қатысуға;
20) Шығыс Қазақстан облыстық сараптау-тексеру комиссиясының (облыстық СТК) мәжілістерінде қатысуға; ұйымдармен, облыстың мемлекеттік архивімен, аудандық архивтермен облыстық СТК қарауға берілген іс тізімдемелерін және олардың ҒАА, әдістемелік зеттемелер мен басқа жұмыстарды қарауға.

Байланыс телефоны: 8 (7232) 25-46-98