Шығыс Қазақстан облысының мемлекеттік архиві және оның филиалдары

Құжаттардың сақталуын және мемлекеттік есебін қамтамасыз ету бөлімі

►  Құжаттардың сақталуын және мемлекеттік есебін қамтамасыз ету бөлімі туралы ереже

Сақтау және мемлекеттік тіркеу бөлімі өз қызметін екі бағытта көрсетеді: құжаттардың сақталуын қамтамаз ету және құжаттарды мемлекеттік тіркеуге алу.

Құжаттардың сақталуын қамтамаз ету құжаттардың қоймада тиімді орналастыруын жүзеге асырады, қолда бар істерге және жағдайына тексеріс жүргізеді, құжаттардың физико-химикалық жағдайының сақталуын қамтамаз етеді. Қойма сөрелермен, өрт қауіпсіздігі дабылғыларымен, өрт сөндіру құралдарымен, калориферлі жылыту жүйесімен және желдеткіштермен жабдықталған. 
Құжаттарды мемлекеттік тіркеу "орталықтандырылған мемлекеттік тіркеу нұсқасына" сәйкес жүзеге асады.

БАЕЛОВА АЛЬМИРА ТУГЕЛЬБАЕВНА - қорлардың бас сақтаушысы - бөлім жетекшісі 

Бөлім жетекшісі міндетті: 

1) ҚР ҰАҚ құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету сұрақтары бойынша мемлекеттік архив және оның филиалдары бөлімдерінің жұмысына бақылау жасауға;
2) бөлімге басшылық жасауға;
3) қала және облыс ұйымдарынан, мекемелерінен ҚР ҰАҚ құжаттарын қабылдауын ұйымдастыруға, мемлекеттік сақтауға тапсыратын әр түрлі тасымалдаушылардағы архив қорларын және құжаттарын қабылдауын қамтамасыз етуге;
4) мемлекеттік сақтауға тапсыратын әр түрлі тасымалдаушылардағы архив қорларын және құжаттарын қабылдауын қамтамасыз етуге;
5) әр түрлі тасымалдаушылардағы құжаттардың сақталуын және мемлекеттік есебін қаматамасыз етілуіне бақылау жасауға;
6) нормативтік тәртіпті жасап сақтау бойынша және құжаттардың сақталуын ұйымдастыру, архив қорларын тиісті физикалық жағдайында сақтау, сонымен бірге
  - құжаттардың бар болуы мен жай-күйін тексеру, табылмаған істерді іздестіру;
  - бірегей және аса құнды құжаттарымен жұмыстар кешенін жасау;
  - реставрацияға, тұрақтандыруға, тігу мен түптеуге, сақтандыру көшірмесін жасауға, құжаттарға дезинфекция, дезинсекция жасауға жататын құжаттардың құрамы мен көлемін анықтау қызметін бақылау бойынша жұмыстарды үйлестіріп қадағалауға; сол жұмыстарды ұйымдастыруға;
7) әр түрлі тасымалдаушылардағы құжаттардың бар болуын және физикалық жағдайын тексеру қажеттілігін анықтауға;
8) сөніп бара жатқан мәтіндері бар құжаттарды айқындау жұмысын ұйымдастыруға;
9) архив қоймасынан әр түрлі тасымалдаушылардағы құжаттарды оқырман залына, облыстың мемлекеттік архивінің бөлімшелеріне, ұйымдар мен мекемелерге – уақытша қолдануға беруді және оларды архив қоймаларына қайтаруды бақылауға;
10) тарихи-мәдени мұраның объектілеріне жататын құжаттарды және аса құнды құжаттарды айқындауға, сол жұмыстардың орындалуына бақылау жасауға;
11) тиісті құжаттарды ресімдеумен, құжаттардың бар болуы мен физикалық жағдайын тексеру барысында табылмаған істерді іздестіруді ұйымдастыруға;
12) облыстың мемлекеттік архивінің негізгі ережесінің талаптарына сәйкес, негізгі және қосымша есеп құжаттарын толтыруымен әр түрлі тасымалдаушылардағы архив қорлары мен құжаттардың мемлекеттік есебін жүргізуге;
13) «Шығыс Қазақстан облысының электрондық архиві» АБЖ және құжаттардың сақталуын және мемлекеттік есебін қаматамасыз ететін басқа автоматтандырылған архив технологиялардай бағдарламалық кешенді енгізуіне бақылау жасауға;
14) қызметтің профильді бағыттары бойынша болашақ және ағымды жоспарларын әзірлеп орындауға, жиынтық есептерді, архив қорларының төлқұжатын құрастыру, облыстың мемлекеттік архиві және оның филиалдары қорларының құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер жасауға;
15) бөлім жұмысы туралы жиынтық жоспары мен есебін құрастыру;
16) құжаттардың сақталуын және мемлекеттік есебін қаматамасыз ететін сұрақтары бойынша нормативтік және әдістемелік құжаттарды дайындаумен айналасуға, архив дамуына бағытталған бағдарлама жобаларына ұсыныстар беруге және олардың іске асуын қамтамасыз етуге;
17) мемлекеттік архивінің және оның филиалдарының жұмыс тәжірибесіне зерттеу нәтижелерін, әдістемелік зерттемелерін, жаңа архивтік ақпараттық технологияларын зерттеп енгізуге, ең оңтайлы құжаттарды сақтау, реставрациялау, консервациялау, көшірмелеу мен қорғау жүйесін және әдістерін енгізуге;
18) құжаттардың сақталуын және қорғауын ұйымдастырып, олардың физикалық жағдайын жақсарту үшін, сақтандыру көшірмелерін және пайдалану қорының сақтандыру көшірмелерін жасау үшін техникалық құралдардың номенклатурасын анықтауда қатысуға;
19) облыстың мемлекеттік архиві құжаттарының құрамы мен мазмұнын білуге;
20) құжаттарды қорландыру сұрақтары бойынша бақылау жасауға;
21) құжаттардың сақталуын және мемлекеттік есебін қамтамасыз ету сұрақтары бойынша әдістемелік және тәжірибелік көмек көрсетуге;
22) орнатылған тәртіпте архив директорының тапсырмасы бойынша мекемелер мен ұйымдарға құжаттарды уақытша пайдалануға, сонымен қатар көрмелерге қою үшін беру сұрақтарын шешуге;
23) бөлім жұмысын, облыстың мемлекеттік архивінің басқа құрылымдық бөлімшелерімен үйлестіруге;
24) бөлім қызметкерлерінің біліктілігін арттыруын ұйымдастыруға;
25) облыстың мемлекеттік архиві мен оның филиалдарының және аудандық қалалық архивтердің қызметкередерінің жұмыстарына пікірсарап жасауға, бөлім қызметіне қатысты сұрақтары бойынша кеңес беруге;
26) қызметкерлердің жоспарлы және жоспардан тыс тапсырмаларын орындауын бақылауға;
27) еңбек қорғау, қауіпсіздік техникасын және өрттен қорғау ережесі мен қағидаларын сақтауын қамтамасыз етуге;
28) бөлімде орналасқан компьютерлер мен ұйымдастыру техникалардың жай-күйін қадағалауға;
29) ерекше кезеңде құжаттарды эвакуациялау, төтенше жағдайларда құжаттарды құтқару бойынша іс-шараларда қатысуға;
30) зерттеушілерге оқырман залына архив құжаттарын беру тапсырмаларына бұрыштама қоюға;
31) облыстың мемлекеттік архивінің ішкі тәртібін және жұмыс тәртібін сақтауға.  

Байланыс телефоны: 8 (7232) 25-43-10