Государственный архив Восточно-Казахстанской области и его филиалы

Анализ по обращениям физических и юридических лиц за период 2002-2011 годы

  2011 год, г.Усть-Каменогорск

 Альмира Женисовна Елюбаева - заместитель директора государственного архива Восточно-Казахстанской области

Выдача архивных справок является одним из видов основной деятельности государственных архивов и включена в перечень государственных услуг, оказываемых населению.

Основной задачей архивистов является своевременное и качественное исполнение обращений и запросов физических и юридических лиц Республики Казахстан, ближнего и дальнего зарубежья.

Исполнение запросов является одним из ответственных участков работы государственных архивов, так как выдаваемые физическим и юридическим лицам на основе  документов архивные справки, а также заверенные копии и архивные выписки из архивных документов необходимы им для защиты прав и законных интересов.

Принятие новых законодательных и нормативных правовых актов как в Казахстане, так и странах ближнего зарубежья повлияло не только на рост количества обращений граждан, но и появление новых категорий социально-правовых запросов. Наряду с традиционными запросами о подтверждении стажа работы, факта начисления заработной платы, в последнее время преобладающими стали запросы о проживании в зоне экологического бедствия, о характере работ, вредном стаже работ, о подтверждении стажа работ в военные годы, о местонахождении организаций, их все переименования и т.д.

За период существования Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» (декабрь 1998г.) государственным архивом Восточно-Казахстанской области выдано более 90 тысяч справок. И тенденция к увеличению запросов социально-правового характера неизменно растет. Это связано с состоянием законодательства Республики Казахстан, стран СНГ, неразработанностью механизмов реализации отдельных правовых актов. 

Законом Республики Казахстан «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» от 12 января 2007г. определены сроки рассмотрения обращений, согласно которому обращения физических и юридических лиц, не требующие «получения информации от иных субъектов, должностных лиц...» рассматриваются в течение пятнадцати календарных дней. Обращения физических и юридических лиц, «для рассмотрения которых требуется получение информации от иных субъектов, должностных лиц...» рассматриваются в течение тридцати календарных дней.

При приеме заявлений в архиве одно физическое лицо, как правило, пишет пять и более заявлений, каждое из которых требует просмотра документов. И работа эта не автоматизирована. А количество обращений в архив ежегодно увеличивается.

Увеличение количества поступающих запросов также связано и с ежегодным пополнением государственного архива Восточно-Казахстанской области документами Национального архивного фонда Республики Казахстан и по личному составу. Так, госархив области принимает на государственное хранение в среднем до 10000 единиц хранения управленческой документации и документов по личному составу в год (рис.1). За последние 10 лет с 2002г. по сентябрь 2011г. на государственное хранение было принято 93227 единиц хранения. Всего в государственном архиве Восточно-Казахстанской области на госхранении находится 670 008 единиц хранения управленческой документации и документов по личному составу (537464 ед.хр. управленческой документации, 132544 ед.хр. по личному составу), по документальным сведениям которых исполняются обращения физических и юридических лиц.

На рисунке 2 представлена диаграмма поступления запросов социально-правового, тематического, генеалогического характеров в государственный архив Восточно-Казахстанской области и их исполнения за последние 10 лет (с 2002 года по сентябрь 2011 года). Как видно из диаграммы, количество поступивших запросов и выданных по ним справкам за указанный период возросло в среднем в два раза.

Резкий всплеск обращений в 2006г. обусловен выплатой единовременной денежной компенсации гражданам, пострадавшим вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском ядерном полигоне, пособия труженикам тыла в период Великой Отечественной войны.

Проведенная в республике в 2007г. кампания по легализации имущества и недвижимости на основе Закона РК «Об амнистии в связи с легализацией имущества» не преминула тут же сказаться на количестве поступлений обращений граждан в госархив области в 2007-2008гг.

Немало влияют на рост количества поступающих обращений и ужесточившиеся в последние годы требования Государственного Центра по выплате пенсий (ГЦВП). К примеру, собирающийся на пенсию гражданин обращается за архивными справками по заработной плате, справками, подтверждающими стаж работы, местонахождение и переименование организаций. При этом в трудовой книжке у него даты приема, увольнений и передвижений не вызывают сомнений, четко и разборчиво видны печати, на-именования, месторасположения организаций. Однако инспекторы  филиала ГЦВП подвергают сомнению любую запись в трудовой книжке. С чем это связано, остается только догадываться. В результате практически каждый собирающийся на пенсию заявитель обращается в архив за архивными сведениями. Надо полагать, что при таком раскладе тенденция к увеличению обращений будет неминуемо увеличиваться.

Участились также случаи повторных обращений граждан за дополнительными сведениями. При этом не по прихоти самих заявителей, а по требованию инспекторов. Получив через определенное время необходимые архивные справки, заявитель обращается вновь, так как при их сдаче попадает к другому инспектору, у которого вызывают вдруг сомнения другие записи в трудовой книжке, которые предыдущий инспектор не счел нужным подтверждать архивными справками. И продолжает такой заявитель обивать пороги архивных учреждений. Архивистам остается только сетовать на неразработанность самой системы приема документов от будущих пенсионеров.

Бывают случаи возвратов справок по заработной плате по разным причинам. Например, инспекторы могут потребовать вывести общую сумму начислений заработной платы или вынести, что входит в сумму «Итого начислено», тогда как в самих лицевых счетах по заработной плате таких данных нет, а домысливать и подсчитывать архивные работники не правомочны.

Иногда инспекторы отправляют заявителей переделывать справки по заработной плате, где указана зарплата за лишние годы (как запрашивают заявители), либо указаны дополнительные графы, в точности воспроизведенные с документов по начислению заработной платы. Чем им мешают дополнительные сведения, непонятно. Но, тем не менее, не принять повторное заявление госархив области опять же не правомочен.
Зачастую приходится выдавать архивные справки о размерах заработной платы, о стаже работы за весь период трудовой деятельности с указанием количества рабочих дней и дней по болезни, дней пребывания в административных отпусках, отпусках по уходу за детьми, об отчислениях в пенсионные фонды и т.п. Для подтверждения таких сведений приходится работать с очень большим количеством документов, на просмотр которых затрачивается несколько дней.

На рисунке 2 также хорошо прослеживается значительное различие количества поступающих обращений и выдаваемых по ним справок и ответов. Дело в том, что в поступающих по почте заявлениях могут запрашиваться одновременно несколько видов сведений, за разный (а то и за весь) период трудовой деятельности, и в разных организациях. То есть на один запрос выдается, к примеру, 5 и более справок.
Большинство организаций за свой период существования, особенно в период распада СССР претерпевали значительные изменения: в подчиненности, в наименовании, изменении форм собственности, путем слияния, объединения и т.д.  К архивным справкам по запросам таких организаций (особенно за большой период), естественно, прикладываются справки и о переименовании организации, дабы предусмотреть повторное обращение заявителя в архив за дополнительными сведениями и объяснить расхождения в записях в трудовой книжке наименований предприятий.

Вообще, справки о переименованиях организаций носят постоянный характер, меняется только адрес и фамилии заявителей. Намного эффективнее было бы предоставить филиалу ГЦВП весь список организаций, документы которых сданы на государственное хранение со всеми имеющимися  переименованиями организаций. То же самое и со справками о местонахождении организаций. Предоставленный инспекторам единый список всех организаций, находившихся в городе Усть-Каменогорске за определенный период также бы сэкономил массу рабочего времени архивистов. На деле же получается, что практически каждому заявителю выдается справка о переименовании и местонахождении организации, так как пенсионное дело каждого будущего пенсионера подразумевает полный пакет необходимых документов, в том числе и вышеуказанные справки с указанием конкретного адреса и имени заявителя, даже если они носят одинаковый характер. Остается только сетовать на ту же пресловутую неразработанность механизмов реализации отдельных правовых актов, организацию работы органа ГЦВП и состояние действующего законодательства.

Не менее проблематично выглядит ситуация и с выдачей справок, подтверждающих особый (льготный) характер работы, вредный стаж. Для подтверждения особого характера работы на вредных участках иногда недостаточно справок с приказами о подтверждении стажа работы с указанием должностей, профессий, квалификационных разрядов, цехов. По требованиям филиала ГЦВП, все это еще необходимо проследить по ведомостям, лицевым счетам по начислению заработной платы за весь период трудовой деятельности граждан, тогда как заявителям предоставляется справка о стаже работы (по приказам или по карточкам ф.Т-2). Подтверждение вышеуказанных сведений подразумевает еще дополнительный просмотр большого количества документов. Все это затрачивает дополнительные рабочие ресурсы и время, тем более, что в документах по заработной плате наименования профессий, квалификационные разряды, цеха указаны сокращенно либо не указаны вовсе. 

Еще сложнее дело обстоит и с заявлениями граждан о подтверждении характеристики работ. В госархиве области данных сведений ничтожно мало и практически 95% заявителей получают отрицательные ответы. Гораздо легче было бы опять же предоставить филиалу ГЦВП список организаций, в документах которых имеются сведения о характеристике работ, чтобы лишний раз не гонять заявителя за отрицательным ответом.

В связи с выплатой пособия работникам тыла увеличилось количество запросов о подтверждении стажа в годы Великой Отечественной войны, ответы на которые тоже отрицательные ввиду отсутствия архивных сведений.

Очень много поступает заявлений от органов социальной защиты населения совершенно не по назначению и без копий трудовых книжек, на пересылку которых и заведомо отрицательные ответы также уходит масса рабочего времени.

Много вопросов вызывают запросы о выдаче копий платежных поручений на перечисление обязательных пенсионных взносов с указанием общей суммы, тогда как в справке уже дается выписка с указанием этой общей суммы, даты и номера платежного поручения и конкретной суммы по списку к платежному поручению на данного заявителя.

Выдача отрицательных ответов обусловлена также отсутствием архивных сведений в связи с неправильным формированием дел на стадии ведения делопроизводства в организациях, особенно в бухгалтериях. Работники бухгалтерий, как правило, не считают нужным придерживаться общих правил делопроизводства, у них на все свои правила. Так, например, документы по перечислению обязательных пенсионных взносов и социальных отчислений, срок хранения которым согласно п.460 «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» (Астана-2009) определен 75 лет, формируются с бухгалтерскими документами, срок хранения которых 5 лет (п.180 вышеуказанного «Перечня…»). Отсюда – как результат – незаконное уничтожение и, как следствие, несохранность вышеуказанных документов. Не вовремя перечисленные отчисления или перечисленные поквартально, за весь год, без приложения списка и т.д., особенно в 1998 году – начале 2000-х годов повлекли за собой начисления пени, расхождения с суммами, указанными в документах по заработной плате.

Несохранность документов, незаконное их уничтожение, несознательность руководителей предприятий, документами которых должен пополняться госархив области и,  как следствие, отсутствие архивных сведений, влечет за собой отрицательные ответы на обращения граждан. Как видно из диаграммы на рисунке 2, справок с положительными ответами меньше от общего количества выданных. За 9 месяцев 2011г. из 13778 выданных ответов 3036 носят отрицательный характер. Это составляет 22%. Процент достаточно большой. В 2010г., например, из  15828 выданных ответов 3383 отрицательных. То есть 21,4%. В 2009г. отрицательные ответы составили 28%, в 2008г. – 10%, 2007г. – 25%, 2006г. – 29%.

Сохранение документов Национального архивного фонда и документов по личному составу  является обязанностью для всех физических и юридических лиц. Согласно гл.3, ст.23, п.1.16 Трудового Кодекса Республики Казахстан от 15 мая 2007г. №252-IIIЗРК «работодатель обязан обеспечить сохранность и сдачу в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение». Однако при ликвидации учреждений и предприятий всех форм собственности  не всегда приходится полагаться на сознательность руководителей, ликвидационных комиссий или конкурсных управляющих.

Что касается документов ликвидируемых предприятий – источников комплектования государственных архивов, то их сохранность прослеживается архивными учреждениями еще на стадии ведомственного хранения, и, как следствие, контролируется поступление данных документов на государственное хранение или  их передача правопреемникам. Намного плачевнее обстоит дело с ликвидирумыми предприятиями, не имеющими правопреемников и не являющихся источниками комплектования государственных архивов, на государственное хранение от которых должны поступать лишь документы по личному составу.

Согласно  Закону Республики Казахстан «О государственной регистрации юридических лиц и учетной регистрации филиалов и представительств» от 17 апреля 1995г. и Правилам государственной регистрации юридических лиц и учетной регистрации филиалов и представительств от 23 апреля 1999г. При ликвидации предусмотрен пакет документов, необходимый для регистрации ликвидации юридических лиц, снятия их с учета, в котором, к сожалению, отсутствует наличие документа о сдаче дел на государственное хранение. То есть заявитель предоставляет в регистрирующий орган уже сформированный требуемый пакет документов, игнорируя сдачу документов на государственное хранение. При этом у регистрирующего органа нет никаких оснований в отказе приема документов со ссылкой об отсутствии акта приема-передачи дел на государственное хранение. То есть один закон обязал, другой – умолчал. И разночтение законов не обеспечивает сохранности документов ликвидируемых предприятий, подтверждающих трудовую деятельность граждан и их пенсионные отчисления.

Так, например, если в 2004 году в Государственный архив Восточно-Казахстанской области поступили документы по личному составу от 96 ликвидированных малых предприятий, то в 2006 году эта цифра составила 21, которая примерно держится и по сей год. Но, тем не менее, при изучении описей постоянного хранения специализированного экономического суда по Восточно-Казахстанской области, было обнаружено, что, в среднем, по области ежегодно проходят поцедуру банкротства около 200 организаций. И это, не считая самоликвидирующихся предприятий. Какая же участь постигает документы тех предприятий, которые не обращаются по сдаче документов в архивные учреждения? Зачастую такие предприятия при ликвидации бросают свои документы, перевозят их в гаражи или другие места, где отсутствуют элементарные условия хранения или просто незаконно уничтожаются. В результате страдают граждане, работавшие на данных предприятих и не имеющие возможности подтвердить свою трудовую деятельность и пенсионные отчисления.

Между тем, следует отметить, что некоторые сознательные руководители, столкнувшиеся когда-то с требованиями органов ГЦВП, обращавшиеся с запросами в архивные учреждения, понимают необходимость сдачи документов на государственное хранение.  В этом случае какая-то часть документов «чудесным» образом находится и, наконец-то, поступает на государственное хранение. Но таких случаев – единицы. В основном, предприятия, зарегистрировавшие факт ликвидации, благополучно забывают про свои документы. Нет предприятия – нет документов.

Как бы там ни было, все же положительные ответы по обращениям граждан занимают превалирующее положение. В основном это, конечно, справки о подтверждении стажа работы, которые в среднем составляют половину всех выдаваемых справок (рис. 3, 4). Второе место (около 30%) занимают прочие, к которым отнесены справки о подтверждении факта учебы, особом характере работ, о награждениях, справки о переименованиях, местонахождениях предприятий, архивные копии приговоров, решений, определений, постановлений судебных органов, решений и постановлений органов власти, нотариальные копии завещаний, договоров купли-продажи, наследственных документов, актовые записи, генеалогического характера и другие. Справки о заработной плате составляют около 20%. Массовая выдача единовременного пособия гражданам, проживающим в зоне экологического бедствия практически закончилась, соответственно и уменьшилось количество обращений о подтверждении проживания граждан, которые из общего числа выдаваемых справок сейчас составляют 2-2,5%.

К большому сожалению, здесь стоит остановиться также на отсутствии архивных сведений по проживанию граждан в областном центре г.Усть-Каменогорск. Данные сведения в былые годы хранились в паспортных столах, относившихся к системе Министерства внутренних дел Республики Казахстан (ранее КазССР), имеющей свои территориальные специальные архивы. При передаче в 2002г. паспортных столов в ведение Министерства юстиции Республики Казахстан, вышеуказанные сведения не были переданы на государственное хранение, ввиду чего госархив области не имеет возможности предоставить их гражданам, проживавшим в г.Усть-Каменогорске. А это опять же отрицательные ответы.

Динамика поступления обращений физических и юридических лиц помесячно позволяет отследить наиболее активные периоды обращений. Так, на рисунке 5 показано поступление обращений за последние три года (2009 год-10 месяцев 2011гг.) по месяцам.

В 2009г., например, резкие всплески количества обращений приходятся на март, май, июнь, август. К сожалению, проанализировать, с чем связан подобный рост, затруднительно. Косвенно можно говорить о влиянии такого фактора, как всплеск рождаемости населения ближе к данным месяцам, когда подошедшие к пенсионному возрасту заявители активизируются непосредственно к дню своего рождения. Во всяком случае, по сведениям органов статистики, наиболее интенсивная рождаемость во все годы в основном приходится на весенние и летние месяцы. Резкие спады приходятся на апрель, июль и с сентября наблюдается примерно равномерное поступление обращений. К концу года, как правило, происходит небольшой спад.

В 2010г. картина выглядит несколько иначе. При планомерном постепенном увеличении поступлений обращений с начала года, в июне происходит резкий всплеск, который к августу идет на приличное снижение, сохраняемое до конца года.

Что же касается 2011г., как видно из рисунка 5, то здесь постоянно идет планомерное увеличение количества поступающих запросов, без особых всплесков. Анализ предыдущих двух лет показывает, что до конца года увеличения количества обращений, скорее всего, не будет. Тем не менее, по сравнению с предыдущими годами, на 2011 год приходится все же наибольшее поступление количества обращений, которое на 10 месяцев 2011г. уже составило 10855, тогда как за 2010 год поступило 13028 заявлений. То есть по предварительным расчетам к концу года заявлений поступит около 14000, а то и более.

С распадом СССР в начале 90-х годов наметилась общая динамика возрастания оттока населения из республики. Затем обозначилась тенденция снижения миграционного потока. Однако она до сих пор составляет не менее 200-300 тысяч человек в год. Вследствие миграционного потока Казахстан потерял более полутора миллионов человек населения.

Эмигрировавшие в страны ближнего и дальнего зарубежья граждане, работавшие когда-то в Восточно-Казахстанской области и ныне подошедшие к пенсионному возрасту, также как и граждане Казахстана, за подтверждением своей трудовой деятельности обращаются за архивными сведениями в госархив области.

За период с 2006 года по сентябрь 2011 год для граждан СНГ было исполнено 18 297 запросов (рис.6). В среднем из общего количества выданных справок это составляет по 20% в год. Лишь в последние 2 года этот процент увеличился до 28%. Вероятно по тем же причинам, что и в Казахстане.

По предварительным данным в последующие годы количество обращений граждан, подошедших к пенсионному возрасту, будет неизменно увеличиваться. Истоки данного процесса следует усматривать в демографическом «взрыве» в конце 50-х – начале 60-х годов, пришедшегося на период активного притока населения во времена освоения в Казахстане целинных и залежных земель. Как известно, большая часть мигрантов представляла собой население репродуктивного возраста, что существенно повысило коэффициент рождаемости на фоне ее общего снижения в эти годы в целом по СССР. Родившиеся в те годы младенцы ныне подошли к пенсионному возрасту.

Таким образом, сложившаяся ситуация в государственном архиве Восточно-Казахстанской области по обращениям физических и юридических лиц и выдачи по ним справок и ответов, подвергшаяся анализу, продолжает сохраняться. И проведение социально-экономических реформ в республике наряду с ежегодным пополнением документами госархива области будет неминуемо этому способствовать.