Государственный архив Восточно-Казахстанской области и его филиалы

Информационные технологии в архивных учреждениях Восточно-Казахстанской области

 Инесса Юрьевна Носова - руководитель отдела информационных технологий госархива ВКО

Проблема возрастания объёмов  документов сегодня актуальна для всех архивных учреждений. Современные информационно-коммуникационные технологии слабо внедряются в архивную отрасль, вследствие чего огромный информационный потенциал Национального архивного фонда минимально используется для удовлетворения растущего спроса граждан, государства и общества на информацию. Наиболее эффективным решением данной проблемы является организация  и создание «электронного архива».

На сегодняшний день в государственных архивах Восточно-Казахстанской области хранится более 2-х млн. дел на бумажной основе, из них около 50 тыс. дел являются особо ценными. Отсюда задача – грамотно управлять огромным объемом документов.

Архивные учреждения Восточно-Казахстанской области одними из первых в Республике Казахстан начали работу по созданию «электронного архива».

В соответствии с Планом мероприятий по реализации Государственной программы формирования «электронного правительства» в Республике Казахстан на 2005-2007 годы, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 8 декабря 2004 года № 1286 управлением архивов и документации Восточно-Казахстанской области был разработан и согласован с акиматом Восточно-Казахстанской области План мероприятий по созданию информационной системы «электронные архивы Восточно-Казахстанской области» на 2007-2010 годы. Из бюджета области было выделено 54,3 млн. тенге для создания «электронного архива».

В январе 2007 года в Государственном архиве Восточно-Казахстанской области (г.Усть-Каменогорск) и Центре документации новейшей истории области (г.Семей) созданы отделы информационных технологий.

 Государственный архив Восточно-Казахстанской области, г.Усть-Каменогорск

Центр документации новейшей истории Восточно-Казахстанской области, г.Семей

В основные функции отделов входит развитие и совершенствование информационных технологий для обеспечения сохранности архивных документов и их использования, создание электронного архива для обеспечения физических и юридических лиц быстрым и эффективным доступом к документам, разработка информационных систем, предназначенных для поиска, накопления, анализа, распространения, передачи информации.

Перед архивными учреждениями Восточно-Казахстанской области стоят 2 основные задачи в области информационных технологий: ввести массив имеющихся в архиве значимых документов и обеспечить возможность оперативного полнотекстового доступа к электронным документам.

Никакая информатизация невозможна без технической инфраструктуры. В настоящее время техническое оснащение государственных архивов Восточно-Казахстанской области соответствует всем необходимым требованиям: для возможности перевода документов с бумажных носителей в электронный вид приобретены 3 цветных книжных сканера ЭЛАР ПланСкан формата А3 (1 сканер установлен в г.Усть-Каменогорске  и 2 в г.Семее), для хранения электронных до-кументов установлены 3 сервера (2 в г.Усть-Каменогорске и 1 в г.Семей), для обеспечения совместной работы сотрудников архива над единой базой электронных документов созданы локальные вы-числительные сети (в г.Усть-Каменогорске и г.Семее),  установлена мини АТС (в г.Усть-Каменогорске), для чтения микрофиш и микро-пленок (16/35 мм) приобретены 2 специальных аппарата Indus 4601-11, цветные планшетные сканеры формата А3 и А4, цветной сканер формата А4 со встроенным слайд-адаптером, 3 профессиональных видеокамеры, цветные лазерные принтеры, для показа мультимедийных презентаций приобретены проекторы и экраны, ноутбуки, для всех архивных учреждений приобретены компьютеры необходимой мощности, установлены антивирусные программы, все архивные учреждения подключены к сети Интернет. 

Важнейшим этапом работ по созданию «электронного архива» является сканирование документов, их обработка и создание баз данных. Сканирование – это перевод документов с бумажной основы или с пленочных носителей в электронный вид. Обработка включает в себя повышение качества изображений (цветокоррекция, обрезка изображений, устранение перекоса..), переименование файла в соответствии с оригиналом, распознавание текста, преобразование в другие форматы.

В читальном зале госархива области установлены 2 компьютера, на которых  исследователи получили возможность просматривать документы в электронном виде, тем самым уменьшилось время поиска необходимых документов,  появилась возможность распечатывать необходимые сведения, не подвергая документы постоянного хранения на бумажных носителях физическому и световому воздействию.

Разработаны базы данных:

«Электронный фондовый каталог» - позволяет оперативно определить местонахождение фондов, номера фондов, количество описей и крайние даты документов (интегрирована с сайтом «Государственный архив ВКО»);

«Регистратор архива» - содержит полную атрибутивную информацию в виде электронной карточки и электронные образы бумажных документов со всеми пометками, подписями, резолюциями, печатями и т.п.;

«Административно-территориальное деление» - это сведения, где в хронологической последовательности отражены административно-территориальные изменения в Восточном Казахстане, прослежены изменения не только границ административно-территориальных единиц, но и все переименования, начиная с районов и заканчивая населенными пунктами (интегрирована с сайтом «Государственный архив ВКО»);
 
«Книга Памяти» - это краткие биографические данные о воинах, призванных в армию из районов Восточно-Казахстанской области и погибших в боях, умерших от ранений и болезней в госпиталях, пропавших без вести в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. (интегрирована с сайтом «Государственный архив ВКО»);

«Оставь свой след в истории» - библиографические сведения о Героях Советского Союза и Героях Социалистического Труда восточноказахстанцах, о заслуженных работниках различных сфер деятельности, знаменитых людях Восточного Казахстана (интегрирована с сайтом «Государственный архив ВКО»);

«Именной каталог» - данные о номенклатурных работниках;

«Видеотека» - сведения о проведенных видео и фотосъемках с описанием и кратким содержанием отснятого материала, предусматривает возможность полноэкранного просмотра, экспорта и импорта  видео и фото материалов;

«Источники комплектования» - учет работы с организациями, учреждениями источниками комплектования;

«Систематический каталог» - дана информация по отраслям знаний и практической деятельности общества, сведения по конкретным вопросам (история, экономика, культура, образование и т.д.).

В ходе эксплуатации программных продуктов появилась необходимость взамен существующих БД «Электронный фондовый каталог», «Регистратор архива», «Источники комплектования»  и   программного комплекса «Архивный фонд» разработать автоматизированную систему управления архивами «Электронный архив ВКО»,  которая объединит все вышеназванные базы данных и позволит в полной мере реализовать потребности архива. В проект будут добавлены такие модули как:

1. Усовершенствованный модуль разделения прав пользователей, который позволит гибко настраивать доступ различных категорий пользователей к отдельным компонентам и элементам управления программного приложения.
 
2. Модуль государственного учёта документов. Данный модуль позволит автоматизировать некоторые задачи по учёту документов, хранящихся в архиве, среди которых, например, построение паспорта архива.

3. Модуль поиска зарегистрированных документов. Если архивные документы зарегистрированы и должным образом оформлены, то они становятся доступными для поиска. Функции поиска планируется реализовать с учётом специфичных требований, различающихся для разных групп пользователей. Например, для исследователей результаты поиска должны быть ограничены его текущей темой исследования.

4. Модуль «Топографический указатель», содержащий перечень архивных документов, сгруппированных по принципу топографического расположения. Содержимое топографического указателя может быть как обособлено от содержимого учёта документов, так и быть интегрировано с ним.

5. Модуль учёта источников комплектования. Отдельный модуль, позволяющий автоматизировать процесс построения паспорта по источникам комплектования в различных разрезах.

6. Модуль для ведения учёта исследователей. После регистрации исследователя в системе данный модуль позволяет автоматизировать процесс учёта и предоставления прав на просмотр как оцифрованных документов, так и документов на бумажной основе.

7. Модуль доступа к зарегистрированным документам для исследователей. В силу специфики исследовательского поиска, он вынесен в отдельный модуль, который позволяет ускорить процесс предоставления исследователю нужных ему документов.

По окончании отладки созданного проекта, планируется внедрить автоматизированную систему «Электронный архив ВКО» во всех государственных архивах районов и городов Восточно-Казахстанской области с обучением пользователей всем функциям.

Одним из важнейших этапов создания «электронного архива ВКО» явилось создание информационного пространства государст-венного органа – Интернет-сайта, на котором гражданам, государст-венным органам, представителям бизнес структур оказываются ин-формационные услуги. С 2007 года в управлении архивов и докумен-тации ВКО действует сайт «Архивная служба Восточно-Казахстанской области».

http:// arhiv.vko.gov.kz

Сайт отражает основные направления деятельности и развития архивной отрасли Восточного региона.  У каждого архивного учреждения ВКО на сайте имеется собственная web-страница,  где отражена деятельность всех структурных подразделений. Сайт разработан со всеми требованиями, предъявляемыми к сайтам государственных ор-ганов. Сайт активно действует, на него поступают положительные отклики от пользователей. 

С 2009 года на сайте действует рубрика «Антикоррупционные мероприятия архивных учреждений области», на которой освещаются все факты, обнаруженные в ходе основной деятельности архивных учреждений области. Здесь же размещены статьи по антикоррупционной тематике, опубликованные в средствах массовой информации городов и районов области. В 2010 году на сайте «Архивная служба Восточно-Казахстанской области» были созданы рубрики «1941-1945» (посвящённая 65-летию Великой Победы), «Просветительская деятельность управления», «История миграции в Восточном Казахстане». В ноябре 2010 года была создана рубрика «Наш Независимый Казахстан», в ней размещаются материалы о проводимых мероприятиях, посвящённых Независимости  Республики, а также  статьи архивистов области, опубликованные в средствах массовой информации.

В августе 2010 года запущен сайт «Государственный архив Восточно-Казахстанской области».

Созданный сайт для многих исследователей может стать отправным пунктом их научных работ. Более того, ни один серьезный исследователь прошлого и настоящего Рудного Алтая не сможет обойтись без опоры на документы, находящиеся на хранении в государственном архиве Восточно-Казахстанской области.

Документы личного происхождения в государственных архивах представляют собой одну из важнейших групп исторических источников, являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа. Их значение особенно велико для изучения истории, литературы, науки, искусства. В государственном архиве Восточно-Казахстанской области насчитывается на хранении более 70 фондов личного происхождения. Раздел «Личные фонды» - это реальный путь быстрого информирования исследователей о составе, содержании документов фондов и коллекций личного происхождения.

http://e-arhiv.vko.gov.kz

С целью привлечения общественного интереса к историко-культурному документальному наследию сотрудниками государственного архива Восточно-Казахстанской области к знаменательным датам готовятся к изданию сборники документов, публикации, фото-документальные выставки. Разделы сайта «Сборники документов», «Публицистика», «Выставки» - это возможность для исследователей виртуально познакомиться с содержанием сборников документов и публикаций, увидеть выставку.

В разделе «Нучно-методическая база» размещены электронные версии методических разработок, инструкций, лекций.

Государственный архив Восточно-Казахстанской области ежегодно исполняет более 12 000 запросов социально-правового характера. Главное, над чем сейчас идет работа, - предоставление услуг в электронном виде для населения и юридических лиц, важнейшей задачей является сделать услуги доступными, сократить временные и денежные затраты. Посещая сайт госархива области физические и юридические лица в рубрике «Запросы и услуги» могут оформить запрос. 

Вопросы информатизации архивной отрасли сейчас актуальны как никогда. Наша задача на сегодня, используя простые решения получать большие возможности. Сегодня мы выходим на новый качественный уровень, требующий от нас эффективного объединения усилий, наращивания потенциала, повышения конкурентоспособности. Это является приоритетом развития архивной отрасли Восточно-Казахстанской области. Конечная цель для нас - полный переход государственных архивов области на ведение государственного учета в автоматизированном режиме, предоставление гражданам необходимой информации в электронном виде, в том числе и в режиме удаленного доступа в сети Интернет.