Государственный архив Восточно-Казахстанской области и его филиалы

Отдел комплектования и контроля за ведомственными архивами

►Положение об отделе комплектования и контроля за ведомственными архивами 

Основная задача отдела – это систематическое пополнение облгосархива документами организаций, учреждений и предприятий, имеющими научно-историческое, народно-хозяйственное и социально-культурное значение. Для достижения этой цели отдел осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за документированием и управлением документацией, работой ведомственных архивов, а также оказывает практическую помощь в составлении нормативно-методических пособий. Проводятся семинары-совещания обучающего характера, практикуются комплексные проверки учреждений районов и города по вопросам работы с документами и обеспечения их сохранности в ведомствах. Отдел ведет систематическую работу по уточнению списков-источников комплектования облгосархива и его филиалов.

ЛЕБЕДЕВА ЛАРИСА МИХАЙЛОВНА - руководитель отдела комплектования и контроля за ведомственными архивами

Руководитель отдела обязан:

1) осуществлять руководство отделом; 2) оказывать и организовывать работу отдела по осуществлению методической и практической помощи учреждениям и организациям (в т.ч. научно-исследовательским, проектным и т.п.) по вопросам ведомственного хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан и других документов, организации документов в делопроизводстве учреждений и организаций; 3) осуществлять и организовывать работу отдела по подготовке к приему документов Национального архивного фонда на государственное хранение; 4) по данным, предоставленным работниками отдела и филиалами Госархива области составлять список учреждений – источников комплектования Госархива области и сводный список учреждений – источников комплектования Госархива области и его филиалов документами постоянного срока хранения, список источников комплектования документов личного происхождения, документов закрытого характера. Организовывать работу по систематическому сбору сведений об изменениях в составе, наименовании, подчиненности организаций для внесения изменений в списки; 5) Осуществлять и организовывать работу отдела по статистическому учету документов, хранящихся в ведомственных и частных архивах учреждений, организаций, заполнять учетные формы, вести наблюдательные дела; 6) организовывать помощь ГУ «Управление культуры, архивов и документации Восточно-Казахстанской области» в проверках состояния делопроизводства  и сохранности документов в учреждениях и организациях-источниках комплектования Госархива области; 7) организовывать работу отдела с держателями личных фондов; 8) составлять планы и отчеты о работе отдела и сводные планы и отчеты отдела и филиалов по соответствующему направлению деятельности; 9) осуществлять координацию научно-методической и производственной деятельности отдела; 10) внедрять в практику работы отдела результаты исследований, методические разработки, новые архивные информационные технологии, осуществлять работу с модулем «Комплектование архива» автоматизированной системы управления «Электронный архив»; 11) координировать работу отдела по взаимодействию с другими структурными подразделениями Госархива области; 12) организовывать повышение уровня знаний и квалификации сотрудников отдела путем проведения производственной учебы внутри отдела по изучению нормативно-законодательной и методической базы по профилю работы отдела; 13) осуществлять рецензирование работ и консультировать по вопросам, относящимся к компетенции отдела, сотрудников Госархива области и филиалов; 14) контролировать выполнение сотрудниками  плановых показателей и внеплановых заданий руководителя отдела; 15) обеспечивать взаимозаменяемость работников отдела для качественного и бесперебойного функционирования отдела; 16) обеспечивать соблюдение сотрудниками отдела правил внутреннего распорядка, трудовой дисциплины и режима работы Госархива области, правил и норм охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты; 17) контролировать  выполнение норм времени и выработки на основные виды работ сотрудниками отдела; 18) следить за состоянием компьютеров и другой оргтехники в отделе, своевременно подавать заявки на обеспечение отдела необходимыми материалами и оборудованием; 19) в пределах своей компетенции принимать участие в проводимых мероприятиях областного архива (выставок, конференций, презентаций); 20) принимать участие в работе Восточно-Казахстанской областной экспертно-проверочной комиссии (областной ЭПК), рассматривать описи дел и научно-справочный аппарат к ним, методические разработки и другие работы, представленные на рассмотрение областной ЭПК организациями, филиалами Госархива области, районными архивами.

Контактный телефон: 8 (7232) 25-46-98