Общее собрание по итогам 2016 года

В государственном архиве Восточно-Казахстанской области 3 февраля 2017 года состоялось общее собрание сотрудников госархива с участием директоров филиалов, посвященное итогам работы за 2016 год и планах на 2017 год.

Были заслушаны отчеты директоров филиалов о выполнении основных показателей деятельности и сводный отчет госархива области и его структурных подразделений за 2016 год, в целом работа признана удовлетворительной.

Кроме того, на собрании поднимались проблемные вопросы деятельности архивных учреждений и обсуждались пути их решения.

АНАЛИЗ

работы государственного архива Восточно-Казахстанской области и его филиалов за 2016г. 

В 2016 году государственный архив Восточно-Казахстанской области и его филиалы продолжили работу по выполнению основных показателей деятельности.

Деятельность архивных учреждений была направлена на реализацию Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», Закона Республики Казахстан «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», Закона Республики Казахстан «О государственных услугах».

Проводились работы по соблюдению оптимальных условий хранения документов, обеспечивающих поддержание документов в нормальном физическом состоянии, на соблюдение требований охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и действующих нормативов по охранному и противопожарному режимам.

В Аягозском и Риддерском филиалах автоматически сработала система пожаротушения, в результате документы были обсыпаны порошком. С целью приведения помещений в соответствие с требованиями санитарно-гигиенических норм были проведены работы обеспыливанию документов.

В Зайсанском филиале в связи с текущим ремонтом в архивохранилищах архивистами было перемещено 15 780 связок и коробок.

В области сохранности документов проводилось улучшение физического состояния документов, в том числе подшивка, реставрация, восстановление затухающих текстов и т.п. Запланированная работа в данном направлении деятельности была выполнена за исключением реставрационных работ, проводимых Зыряновским филиалом, которым по плану нужно было отреставрировать 254 ед.хр./4372 листа, фактически за 2016г. отреставрировано 194 ед.хр./ 4059 листов, что на 60 ед.хр./313 листов меньше. Реставрационные работы являются основными показателями деятельности, которые входят в статистический отчет, направляемый в Департамент архивного дела и документации, поэтому директорам филиалов необходимо внимательно следить за выполнением основных показателей.

В прошедшем году госархивом и филиалами восстановлено 243 листа затухающих текстов.

Перевыполнены плановые показатели по созданию фонда пользования управленческой документации. Для дальнейшего хранения в электронном виде и пополнения «Электронного архива» отсканировано 1143 ед.хр., создано 135 118 скан-образов.

Что касается работы по восстановлению недостающих экземпляров описей дел, то в этом направлении деятельности не выполнены плановые показатели в Риддерском (886/181) и Усть-Каменогорском (4337/735) филиалах. Данный вид деятельности не является основным показателем, но если работа запланирована, то она должна быть выполнена. В случае если имеются объективные причины, из-за которых плановые показатели не выполняются, то их нужно оговаривать в текстовой части отчета.

Архивными учреждениями проводилась работа по госучету документов: составление новых, продолжение имеющихся листов, карточек фондов. Составлены паспорта архивных фондов и сведения об изменениях в составе и объеме фондов госархива области и филиалов по состоянию на 1 января 2017 года.

Согласно поручению Министерства культуры и спорта Республики Казахстан о создании информационной системы «Единый электронный архив документов» (ИС ЕЭАД) в соответствии с государственной программой «Информационный Казахстан – 2020» велась работа по пополнению ИС ЕЭАД по центральному каталогу фондов.

В области комплектования госархива и его филиалов документами НАФ РК и по личному составу осуществлялся прием документов на государственное хранение. В 2016 году архивными учреждениями принято на госхранение 9530 ед.хр. управленческой документации, 818 ед.хр. научно-технической документации, 3626 ед. хр. по личному составу, 518 ед. хр. личного происхождения, 15 ед.хр. (43 ед.учета) видеодокументов, 1 ед.хр (84 ед.уч.) фотодокументов, 20 ед.хр. фотопозитивов. Плановые показатели в области комплектования перевыполнены, особенно высокие показатели в госархиве, Зайсанском и Зыряновском филилах. В Аягозском филиале не выполнен план по приему документов на госхранение (управленческая документация - 480/377, л/пр. – 15/3).

Перевыполнены плановые показатели по научно-технической обработке документов. Госархивом области и его филиалами упорядочено 7263 ед.хр., из них: управленческой документации – 3609 ед.хр.; по личному составу – 3209 ед.хр.; научно-технической документации – 445 ед.хр. Утверждено (согласовано) ЭПК 6860 ед.хр., из них управленческой документации – 3275 ед.хр.; по личному составу – 3140 ед.хр., научно-технической документации – 445 ед.хр. В Аягозском филиале не выполнен план по упорядочению документов в связи с тем, что не все составленные описи были утверждены ЭПК (управл. документация - 480/446, л/с – 200/80).

Необходимо остановиться на работе экспертных комиссий филиалов. Работа ЭК поставлена не на должном уровне. Организации, проводившие самостоятельные научно-технические обработки документов, не всегда получают качественные консультации, в итоге их описи по несколько раз не утверждаются на ЭПК, хотя проходят стадию согласования с экспертными комиссиями филиалов. Это говорит о том, что работники филиалов плохо знают нормативную базу и не добросовестно относятся к своим должностным обязанностям. С этого года управлением усиливается контроль за работой ЭК архивных учреждений области и вводятся меры дисциплинарной ответственности за недобросовестное исполнение должностных обязанностей.

В области организационно-методического руководства за ведомственными архивами было оказано 483 консультации, методической помощи работникам служб управления документацией, ведомственных архивов организаций по вопросам делопроизводства и научно-технической обработке документов. За прошедший год согласовано 388 номенклатур дел, что на 29 номенклатур больше, чем в 2015 году. Конечно, значительный объем в данном виде деятельности приходится на госархив области. Только архивистами госархива оказано консультаций и методической помощи 238 организациям и согласовано 175 номенклатур дел.

Продолжена работа по внедрению нормативной базы по архивному делу и документированию. В связи с чем, архивными учреждениями проведено 23 семинара в целях оказания помощи организациям в  развитии и совершенствовании работы в области документирования и ведомственного хранения документов. Следует отметить работу госархива, которым проведено 12 семинаров, четыре из которых проведены совместно с Аппаратом акима Восточно-Казахстанской области в режиме «онлайн» с работниками ПЗГС районных и городских акиматов. Аягозский филиал работу по внедрению нормативной базы не проводил, хотя был запланирован 1 семинар по вопросам составления номенклатуры дел.

В связи с проведением централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, а также документов по личному составу, находящихся на ведомственном хранении в архивах организаций - источников комплектования государственных архивов области составлены паспорта архивов учреждений, хранящих управленческую, научно-техническую документацию. Госархивом составлен сводный паспорт учета документов НАФ, а также документов по личному составу и пояснительная записка к нему.

Госархивом области, Зайсанским и Зыряновским филиалами проводились фото и видеосъемки важных юбилейных дат и мероприятий; госархивом проведено 38 фото и видеосъемок, Зайсанским филиалом – 1 фотосъемка, Зыряновским – 10 фотосъемок.

В области организационной работы по комплектованию документами личного происхождения следует отметить Зайсанский, Зыряновский, Риддерский филиалы, в которых проводится плодотворная работа по установлению связей с владельцами личных фондов, ведутся переговоры о передаче документов личного происхождения на госхранение. Например, Зайсанским филиалом установлены связи с родственниками 12 участников ВОВ, помимо этого для пополнения «Коллекции документов личного происхождения» собраны документы 4-х держателей личных фондов. Зыряновским филиалом приняты документы от 7 держателей фондов личного происхождения, общественных и политических деятелей, заслуженных врачей, писателей, краеведов и др.  Риддерским филиалом проведена работа с 6-ю держателями личных фондов, среди них: родственники участников ВОВ, воины-интернационалисты, почетные граждане города.

В плане описания документов личного происхождения следует отметить работу госархива, которым описано и утверждено ЭПК 374 ед.хр. В Аягозском филиале не выполнены плановые показатели по описанию документов личного происхождения (15ед.хр./3ед.хр.). В остальных филиалах описание документов личных фондов проведено в соответствии с планом.

Госархив, Зайсанский и Зыряновкий филиалы проводили работу по описанию КФФД. В связи с чем, госархивом описано и утверждено ЭПК 37 ед.уч./9ед.хр. видео документов. Зайсанским филиалом - 20 ед.хр./ 20 ед.уч. фотодокументов. Зыряновским филиалом - 6 ед.хр./6 ед.уч. видео документов и 1 ед.хр./84 ед.уч. фотодокументов.

В целях улучшения работы в использовании документов госархивом, Зыряновским и Усть-Каменогорским филиалами переработано 1826 ед.хр. Из них госархивом переработано и утверждено ЭПК 739 ед.хр. Зыряновским филиалом переработано 5 фондов в количестве 297 ед.хр. Усть-Каменогорским филиалом переработано 790 ед.хр. В процессе переработки проведено уточнение фондовой принадлежности, экспертиза ценности, переформирование дел, редактирование заголовков, пересоставление описей дел.

Усть-Каменогорским филиалом для выявления наличия в фондах дел, не подлежащих хранению (не имеющих ценности, дублетных и т.д.) проведена целевая экспертиза ценности 920 ед.хр. по 9 фондам, из них включено в описи и согласовано ЭПК 757 ед.хр.

Госархив области, Зайсанский и Риддерский филиалы с целью классификации документной информации занимались каталогизацией управленческой, научно-технической документации, документов личного происхождения, фотодокументов. Зыряновский филиал планировал составить 160 карточек на документы Зыряновского свинцового комбината и фотодокументы, но работа в данном направлении не проводилась. Аягозский и Жарминский филиалы работой по каталогизации документов не занимаются.

Госархивом продолжено пополнение информационно-поисковых систем и баз данных. В результате проведенной работы в базу данных «Книга памяти» по Зайсанскому и Самарскому районам внесено 2779 карточек. Закончена работа по внесению сведений в БД по Маркакольскому району. Всего в базы данных внесено 3377 карточек.

В плане взаимодействия со средствами массовой информации велась работа по подготовке и опубликованию статей. За отчетный период архивными учреждениями опубликовано 30 статей, 2 информационных сообщения, 1 тематическая подборка, подготовлено к публикации 4 статьи.

Госархивом подготовлена к изданию брошюра по документам личного фонда С. Габдулина. Риддерским филиалом подготовлен макет брошюры «Полувековой юбилей», посвященной 50-летию Лениногорского филиала облгосархива.

Ко Дню Независимости Республики Казахстан госархивом проведено мероприятие «Под стягом Независимости»,  издана брошюра «Восточный Казахстан:  25 лет единства и созидания 1991-2016». Также на мероприятие была представлена книжная выставка, в которую были включены сборники документов, путеводители, справочники, изданные госархивом области за 25 лет.

Архивными учреждениями за 2016 год подготовлено 20 выставок, из них госархивом представлено 7 фотодокументальных выставок, Жарминским филиалом – 2, Зайсанским – 5, Зыряновским – 1, Риддерским филиалом подготовлено 5 фотодокументальных выставок. Аягозский филиал подготовкой выставок не занимался, хотя планировал подготовить 1 выставку.

В выставке «Алаш начало пути…», подготовленной госархивом, нашли отражение документы о репрессированных лицах, связанных с движением «Алаш», выявленные в результате сотрудничества со Специальным архивом Департамента внутренних дел Восточно-Казахстанской области. Для жителей Глубоковского и Зыряновского районов были проведены две презентации выставки.

Зайсанским филиалом  проведены 2 круглых стола  к  юбилейным датам: 140-летию г. Зайсан и образованию школ Зайсанского района.

Госархив области принял участие в  совместном мероприятие с Центральной городской библиотекой  им. О. Бокеева, посвященном презентации сборника «Мои четверостишия…» А.А.Аубакирова; в торжественном вечере, посвященном юбилею А.В. Егориной, являющейся фондообразователем госархива; в торжественных собраниях, посвященных 95-летию со дня образования литературного объединения «Звено Алтая» и  100-летию со дня рождения Каюма Мухамедханова. Совместно с «Домом дружбы – центром общественного согласия» приняли участие в круглом столе «По праву памяти…», посвященном Дню памяти жертв политических репрессий. Также госархив принял участие в презентации раздела «Мемориал» сайта ДВД ВКО о репрессированных гражданах Восточно-Казахстанской и Семипалатинской областей. На совместном мероприятии с этнографическим музеем, посвященном 150-летию со дня рождения А. Букейханова «Мужественный сын Алаша» представлена выставка «Алаш - начало пути». На мероприятие, посвященном 25-летию Независимости Казахстана и жертвам голодомора 30-х годов «Народная память – вечное наследие», организованном Архивом Президента Республики Казахстан, отправлен доклад «Трагедия сплошной коллективизации».

Аягозским филиалом  проведена встреча с ветераном ВОВ Г. Акимжановым, посвященная Дню Победы в Великой Отечественной войне.

Зыряновский филиал принял участие в презентации книги  Н. Медведевой «Осенний костер», посвященной творчеству местного поэта и журналиста,  председателя литературного объединения Вадима Исламова,  подготовленной по документам архива; в юбилейном вечере директора музыкальной школы,  заслуженного учителя Республики Казахстан, Халиловой Н.И.; в мероприятии, посвященном 90-летнему юбилею  писателя, поэта, журналиста  Егорова А.И. Филиал подготовил и провел творческую  встречу  архивистов с  местным  фотографом  Зыряновского района Паушкиным Виктором Александровичем.

Риддерский филиал принял участие в подготовке и проведению мероприятий, посвященных 230-летию города Риддер, проводимых  библиотекой имени Н.В. Гоголя. Филиалом были представлены электронные копии архивных документов, нашедшие отражение в виртуальной выставке «Экскурс в прошлое». Проведена встреча с воинами – интернационалистами, исполнявшими интернациональный долг в Республике Афганистан. Приняли участие во встрече с ветеранами войны и труда «Мы отстояли независимость Родины!».

Также архивными учреждениями велась культурно-просветительская работа со студентами ВУЗов, учащимися городских, районных колледжей и школ. Проведено 2 круглых стола, 7 школьных уроков, 12 экскурсий, прочитано 6 лекций, проведен 1 классный час и 1 викторина. В этом плане необходимо отметить работу Зыряновского и Риддерского филиалов. Так, Зыряновским филиалом для формирования у молодежи научного мировоззрения, воспитания казахстанского патриотизма прочитано  3 лекции  на тему «История города Зыряновска», проведены 3 экскурсии «Роль государственных архивов. НАФ РК», подготовлены и проведены 3 лекции и 3 школьных урока на тему «Гвардейцы фронта и тыла – зыряновцы», организована  практика для  студентов Зыряновского технологического  колледжа. Риддерским филиалом  проведено 5 экскурсий: по фотодокументальной выставке «Нить поколений и времен» и по выставке «Полувековой юбилей». Для учащихся Риддерского аграрно-технического колледжа проведено практическое занятие на тему: «О работе электронных программ в архивных учреждениях». Подготовлен и проведен классный час на тему «Его имя носит наш город», посвященный 230-летию со дня основания города Риддера – Лениногорска, проведена викторина «Знаешь ли ты государственные символы?».

В плане оказания государственной услуги «Выдача архивных справок» госархив и филиалы занимались исполнением запросов социально-правового и тематического характера. За 2016 год в архивные учреждения поступило 33 581 запрос, из них через филиалы Госкорпорации «Правительство для граждан» по ВКО поступило 3766 заявлений, через веб-портал «электронного правительства» - 1404 обращения, через «Виртуальную приемную» сайта - 1547 обращений. Архивными учреждениями выдано 34870 справок. С положительным результатом оформлено 29 412 архивных справок. По линии МИД  Республики Казахстан поступил и исполнен 1 запрос. Тематических запросов поступило 458, исполнено 457 запросов, с положительным результатом оформлено 385. В 2016 году было 543 мотивированных отказов в оказании госуслуги. Основная часть исполненных запросов приходится на Усть-Каменогорский филиал по личному составу, которым в 2016 году выдано 14311 справок.

В управление культуры, архивов и документации области предоставлялись ежемесячные сведения и отчеты о количестве оказанной государственной услуги «Выдача архивных справок».

Оказание государственной услуги осуществлялось в строгом соответствии с утвержденным стандартом и регламентом государственной услуги. Принимались меры по недопущению просрочек документов. Проводился постоянный контроль за соблюдением сроков оказания государственной услуги.

В плане улучшения качества оказания госуслуги «Выдача архивных справок» сотрудники госархива приняли участие в семинаре-совещании, организованном управлением культуры, архивов и документации ВКО совместно с областным акиматом и Госкорпорацией. В целях информированности населения об оказании государственной услуги архивными учреждениями разрабатывались памятки, публиковались статьи, разрабатывались буклеты по оказанию госуслуги через Госкорпорацию, ПЭП. Для решения проблемных вопросов оказания госуслуги проводились круглые столы, семинары-совещания, выездные учебы с работниками Госкорпорации.

Регулярно пополняется сообщениями информационный сайт «Государственный архив Восточно-Казахстанской области и его филиалы». В разделе сайта «Фотогалерея» создано четыре новых фотоальбома «Василий Георгиевич Ярков» (семипалатинский борец, ученик И.Поддубного, друг Хаджи Мукана), «История гиревого спорта в ВКО», «10 лет славы», «Атлетизм – пауэрлифтинг – бенч – пресс». В разделе «История края» создан подраздел «Спортивное краеведение», в котором размещены статьи о развитии спорта в Восточно-Казахстанской области, о спортивных достижениях наших соотечественников. На главной странице сайта был создан раздел «25 лет Независимости Казахстана». В истекшем году сайт госархива области посетили 56 307 пользователей.

Регулярно пополняется сведениями об участниках ВОВ и о тружениках тыла сайт «Ветераны Восточно-Казахстанской области».

В области организационно-методической деятельности госархив занимался разработкой памяток, инструкций, методических рекомендаций. В связи с развитием и совершенствованием цифровых технологий, разработана и утверждена протоколом ЭК госархива памятка по восстановлению затухающих текстов с использованием программы «Adoр Photoshop». Для оказания методической помощи по проведению научно-технической обработки документов работникам ведомственных архивов общеобразовательных учреждений разработаны методические рекомендации по проведению экспертизы ценности документов средних школ. Для работников, занимающихся созданием информационно-поисковых систем, разработана инструкция «Ведение каталогов в госархиве».

В Департамент архивного дела и документации были направлены предложения к проектам «Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда»,  «Перечня типовых документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» и Закону Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах».

В связи с внесением изменений в законодательные и подзаконные нормативные акты по вопросам архивного дела госархив принял участие в заседании рабочей группы по рассмотрению изменений и дополнений в некоторые законодательные акты, регламентирующие деятельность архивных учреждений, проходившем в Национальном архиве Республики Казахстан.

В целом план работы на 2016 год архивными учреждениями выполнен, за исключением Аягозского филиала. В связи с чем, директору Аягозского филиала необходимо взять под строгий контроль выполнение запланированных показателей работы.